Organizasyon

Misyon

Topluluk olarak ekip çalışması ile küresel veya bölgesel teknolojik ürünler çıkarmak ve insanlara ilham vermek.

Vizyon

Organizasyonlar düzenleyerek yaptığımız çalışmaları anlatmak, teknolojik konuda çalışma yapanlara çalışmalarını sunmak için fırsat oluşturmak, katılımcılara teknolojik konularda ilham vermek. Eğitimler verebilecek düzeyde üyelerinin bilgilerini arttırmak.

Yapısı

Topluluk teknolojik planda çalışan ekiplerinden, süreçleri işleten ve ek görevleri olan sorumlulardan oluşur.

Çalışma Konuları ve Organizasyonlar

Teknolojik planda yapılacak çalışmaların konusu tamamen üyelerin isteklerine göredir. Yapılacak teknik ve sosyal çalışmalarda(organizasyon, sunum vb.) herhangi bir kısıtlama ve izin sistemi yoktur ama çalışmaların daha verimli ve organize olması için çalışmadan topluluğun haberdar edilmesi istenmektedir.

Süreçler

Yeni Bir Üyenin Topluluğa Katılması

  • Yeni birisi üye olma talebinde bulunur.
  • Üyeyi tanımak ve tanıtmak için en geç bir hafta içinde bilgi istenir.
  • Bilgi geldiğinde gruba üyelik için ön şartları sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir.
  • Ön şartları sağladığı düşünülürse, başvurudan sonraki tarihte yapılacak grup etkinliğine katılımından sonra gruba üyeliği kabul edilir.
  • Üye talebinde bulunan kişi kendini bir hafta içinde tanıtmazsa üyelik talebi silinir.
  • Üye durumuna göre çalışma ekiplerine yönlendirilir.
  • Yeni Bir Üyenin Topluluğa Katılabilmesi için Ön Şartlar
    • Grup Üyelerinden Alınmış Referanslar
    • Kendini kanıtlayacak bir işin sunulması (Gruba kabul edilecek üye ya bulunduğu konum itibariyle etkin birisi olmalı veya gerçekten ortaya bir şeyler çıkarma heyecanına ve iradesine sahip birisi olmalı) ve öngörülen zamanda tamamlanması. (Grup tarafından teklif edilen iş, grup üyeleri tarafından oluşturulan havuzdan seçilir. Oluşturulan iş havuzu esnek olmalı ve gruba katılmak isteyen kişilerin yaratıcılığını ön plana çıkarmalıdır. Oluşturulan iş havuzunda teknik konular dışında da işler olmalıdır.)
    • Yukarıda belirtilen ön şartlardan birisinin sağlanması gruba katılmak için yeterlidir.

Bir Üyenin Topluluktan Ayrılması

  • Üyeler kendi istekleri ile topluluktan veya çalışma gruplarından ayrılabilirler.
  • İletişim kurulamayan ve toplulukta üç ay boyunca hiçbir etkinliği bulunmayan üyeler topluluktan çıkarılırlar. (Çalışma ekibinde yer alan üyeler, organizasyonlara katılan üyeler, grupla mail vb. yollarla etkileşimli olan üyeler etkin üye olarak kabul edilirler.)

Yeni Proje Ekibi Oluşturulması

  • Herhangi bir kişi veya grup bir konuda proje ekibi kurmak istiyorsa İnsan kaynakları ekibi ile iletişime geçer ve proje hakkında detaylı bilgi verir.
  • İnsan kaynakları sorumluları ile proje ekibi sorumlusu belirlenir.
  • Ekip sorumlusu çalışma planını hazırlar.
  • Ekip üyelerinin bulunduğu doküman üç gün içinde güncellenir ve İnsan kaynakları ekibi çalışma planını Geri Bildirim sorumlusuna gönderir.
  • Proje bilgileri, ekiptekilerin isimleri ve proje takvimi GDG web sitesine koyulur.

Proje Ekibine Yeni Bir Arkadaşın Katılması

  • Yeni üyenin çalışmak istediği proje ekip sorumlularına mesaj atılır (Çalışma ekiplerinin belirttiği planda maksimum çalışan sayısı dikkate alınır. Çalışma ekibi maksimum sayıya ulaştıysa, yeni üyeye bu konu hakkında bilgi verilir).
  • Bir ekibe yeni bir kişinin katılması o ekibin sorumlusunun onayı ile gerçekleşir.
  • Ekip sorumlusunun onayı alındıktan sonra, yeni üyeyi ve ekip sorumlusunu tanıştırmak adına mail atılır.
  • Bir ekibe yeni bir arkadaş katıldığında ekip üyelerinin bulunduğu doküman güncellenir.

Proje Ekiplerinden Geri Bildirim Alınması

  • Çalışma ekipleri yaptıkları plana göre hedeflerine veya ara hedeflerine ulaştıklarında Geri Bildirim sorumlusuna bilgi verirler.
  • Çalışma ekipleri web sitesinde projeleri hakkındaki bilgileri güncellerler.
  • Geri bildirim sorumlusu çalışma ekibinin planına göre o ekibin sorumlusundan geri bildirim isteyebilir.

Organizasyon Düzenlenmesi

  • Topluluk içi iletişimi artırmak, bilgi paylaşımında bulunmak için aylık organizasyon düzenlenir. Organizasyon her ayın son cumartesi günü yapılır.
  • Organizasyonun durumuna göre çalışma ekiplerinden sunum yapmaları istenir.
  • Organizasyon sorumlusu organizasyonda sunum yapacak proje ekibi ile organizasyondan yaklaşık 1 ay öncesinden iletişim kurar.
  • Organizasyon bir proje grubunun sunum yapması, bir yerde(lokanta, kafe, internet) toplanmak veya akıllara gelebilecek farklı bir etkinlik olabilir.
  • Organizasyon sorumlusu organizasyonda fotoğrafları vb. çeker ve duyurulması için bunun sosyal medya ve web sitesi sorumlularına görev olarak atar.

Web Sitesine Yazı Eklenmesi

  • Üyeler veya çalışma ekipleri web sitesi üzerinden bilgi paylaşımı yapmak istediklerinde hesapları yok ise Web sitesi sorumlularından kendilerine hesap açılmasını isterler.
  • Kendi hesapları ile yazı yazarlar ve Geri bildirim sorumlularına yazının yayına geçmesi için bilgi verirler.
  • Geri bildirim sorumlusu yazıyı kontrol eder. Güncelleme talep edebilir veya direk yazıyı yayına alır veya yayına alınmasını planlar.
  • Yazı yayına alınınca yazar diğer kanallarda da (facebook sayfası, grup içi mail ile bilgilendirme vb.) duyuru yapar.
  • Geri bildirim sorumlusu yazının diğer kanallarda da duyurulmasını takip eder.

Yeni Görev Atanması ve Takibi

  • Topluluk içindeki sorumlular görevleri gereği diğer üyelere ve sorumluluklara web tabanlı görev takip sistemi kullanarak görev atayabilir.
  • Görev yerine getirilince görevi yerine getiren takip sistemindeki görevi kapatır.
  • Görevi atayan görevin yapıldığını kontrol eder ve görevin duruma göre gerekli işleri yürütür.

Sorumluluklar

Proje Ekibi Sorumlusu

  • İlgili olduğu süreçler
    • Proje ekibine yeni bir arkadaşın katılması
    • Proje ekiplerinden geri bildirim alınması
    • Organizasyonda Sunum Düzenlenmesi
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi
  • Ekip içi iletişimi, koordinasyonu sağlar.
  • Ekip içerisindeki üye değişiklerini insan kaynakları ekibine, çalışma planındaki değişiklikleri Geri Bildirim ekibine bildirir.

Geri Bildirim Sorumluları

  • Sorumlu olduğu süreçler
    • Çalışma ekiplerinden geri bildirim alınması
    • GDG süreçlerinde herhangi bir aksaklıkta ilgili kişilere geri bildirim vermesi
  • İlgili olduğu süreçler
    • Web Sitesine Yazı Eklenmesi
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi

Organizasyon Sorumluları

  • Sorumlu olduğu süreçler
    • Organizasyon Düzenlenmesi
  • İlgili olduğu süreçler
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi

Web Sitesi Sorumluluları

  • İlgili olduğu süreçler
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi
  • Web sitesinin bakım, yazılım güncelleme, kullanıcı hesap açma işlerini yürütür.
  • Gerektiğinde güncellemeler yapar.

Eğitim Sorumluları

  • İlgili olduğu süreçler
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi
  • Eğitim Planının hazırlanması
  • Eğitim taleplerinin toplanması
  • Verilecek eğitimleri organize etmesi

Sosyal Medya Sorumluları

  • İlgili olduğu süreçler
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi
  • Alt Sorumluluklar
    • Facebook sayfasının sorumluluğu
    • Linkedin grubunun sorumluluğu
    • Twitter sorumluluğu
    • Google+ sorumluluğu
    • Google Drive sorumluluğu

İnsan Kaynakları Sorumluları

  • Sorumlu olduğu süreçler
    • Yeni bir üyenin gruba katılması
    • Çalışma ekibine yeni bir arkadaşın katılması
    • Yeni çalışma ekibi oluşturulması
  • İlgili olduğu süreçler
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi

Değerlendirme ve Planlama Sorumluları

  • İlgili olduğu süreçler
    • Yeni Görev Atanması ve Takibi
  • Süreçlerin geliştirilmesini ve yeni süreçlerin eklenmesini sağlar.
  • Hedefleri planlar ve ne kadar ulaşıldığını değerlendirir.
  • Öneri ve şikayetleri alır.
  • Dış dünya(yurt içi ve yurt dışındaki şirketler, topluluklar, dernekler, vb.) ile iletişim kurar.

One Comment

  1. GökhanKayalica May 21, 2012 Reply

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *